Dagsorden bestyrelsesmøde 21/1 2020

Udgivet den 12. januar 2020

Hermed endelig dagsorden til bestyrelsesmødet den 21/1 2020 kl. 19.00 hos Kurt. Det er en omfattende dagsorden. Vi når det vi kan og resten udsættes til skriftlig votering via hjemmesiden eller til efterfølgende møde.

Bilagene til de enkelte punkter er vedhæftet under dagsordenpunkterne. Her ligger også Dagsordenen til evt. download og print.

Dagsorden bestyrelsesmøde 21/1 2020 kl. 19.00 hos Kurt

1. Forretningsorden

Udkast vedlægges til 1. behandling

2. Altanerne: – Aflevering; -regler for brug -farvevalg

Der orienteres om status på mødet.

3. Dørtelefonerne

Ekstra dørtelefon i nr. 38 3.th blev monteret den 10/1 2020. Herefter resterer stadig montering af den aftalte plade ved hoveddøren i nr. 42. Der betales ikke for montering i nr. 42 før arbejdet er afleveret tilfredsstillende.
Opgørelse over ”skader” ved monteringen vil foreligge ved mødet.

4. Tilstandsrapporten og handleplan for vedligehold

Der nedsættes arbejdsgruppe der skal indstille konkret udbud af facadevinduer og renovering omkring facadealtaner til aprilmødet. Evt. indstillinger i øvrigt vedr. vedligeholdelsesplan. Tilstandsrapport og projektforslag vedlægges.

5. Gårdfesten

Tredje lørdag i juni eller tredje lørdag i august er bragt i forslag. Skal bolig- og evt. erhvervslejere inviteres med?

6. Husorden – rev. og integration af altanregler

Det foreslås at der nedsættes en arbejdsgruppe til sammenskrivning og modernisering af foreningens ordensregler. Gældende husorden, regler om altanbrug og tobaksrygning samt Codans gamle ordensregler vedlægges.

7. Hjemmesiden

Bestyrelsen har pr mail primo december godkendt at vores hjemmeside blev flyttet til et produkt som ABF udbyder i samarbejde go2net. En ny hjemmeside er nu etableret og alle andelshavere er oprettet som brugere. Siden kræver log ind og er organiseret i tre niveauer. Laveste niveau er alle andelshavere og lejere som alene giver adgang til siderne under ”Beboerinfo”. Næste niveau er alle andelshavere som udover Beboerinfo også giver adgang til alle sider, undtagen ”Dokumenter (bestyrelsen)” som alene bestyrelsen har adgang til.

I forbindelse med beslutningen om etablering af den nye side blev det oplyst at udgiften kunne holdes inden for det budgetterede beløb på 3.000 kr. til bestyrelsesweb. Det har imidlertid efterfølgende vist sig at dette beløb er en abonnementsudgift til vores administrator for netadgang til bogføringer og visse andre oplysninger om foreningen. Udgifterne til den nye hjemmeside må derfor forsøges dækket af mindreudgifter på andre budgetposter.

Det skal også oplyses at der i dette regnskabsår er afholdt ikke budgetterede udgifter til maillisterne bestyrelsen@abdana.dk og beboerne@abdana.dk på Google Suite.

De årlige udgifter til det nye set up andrager 2.340 kr. De forventede samlede udgifter i dette regnskabsår til egen hjemmeside og maillister er 2.878 kr., hvoraf 1.709 kr. er til Google Suite og 1.283 kr. vedr. tidligere regnskabsår.

Det foreslås at sagen tages til efterretning.

8. Disponering af kælder- og loftsrum samt garager

Der vedlægges kortbilag med oversigter over hvem der disponerer over de enkelte kælder- og loftsrum.

9. Opsigelse af det store lån pr. ult. marts – herunder evt. kurssikring af det nye mv.

Erik orienterer nærmere på mødet.

10. Opdatering af vedtægterne

Det foreslås at foreningens vedtægter revideres med henblik på
– at opbygningen i paragraffer og indhold i videst muligt omfang følger ABF’s standardvedtægter
– at generalforsamlinger og bestyrelsesmøder samt kommunikation med andelshaverne herom kan
ske elektronisk
– at fastlægge overordnede principper for privatlivspolitik
Der nedsættes arbejdsgruppe til at udarbejde konkret forslag.

11. Privatlivspolitik mm

I henhold til lovgivningen og det såkaldte GDPR-direktiv skal foreningen have vedtaget en Privatlivspolitik med regler for registrering, behandling, herunder videregivelse, opbevaring og sletning af personoplysninger. Det foreslås at der nedsættes en arbejdsgruppe til at udarbejde forslag med udgangspunkt i ABF’ vejledning og standardudkast.